Revisionssichere Archivierung von Belegen, Verträgen und E-Mails direkt im ERP. GoBD-konform, nachvollziehbar und ohne Insellösung mit cks.DMS.
Dokumente entstehen an vielen Stellen. Rechnungen kommen per E-Mail, Lieferscheine als PDF, Verträge aus unterschiedlichen Quellen. Abgelegt wird digital, aber verteilt. Im ERP bleibt häufig nur der Buchungssatz zurück. Der Zusammenhang zum Dokument fehlt.
Versionen sind nicht eindeutig, Änderungen nicht nachvollziehbar. Was digital aussieht, ist damit nicht automatisch revisionssicher archiviert. Ordnerstrukturen und Ablageregeln funktionieren nur solange alle konsequent mitarbeiten. Technisch abgesichert ist dieser Ansatz nicht.
Spätestens bei Rückfragen oder Prüfungen wird klar, dass digitale Ablage und revisionssichere Archivierung zwei verschiedene Dinge sind.
Revisionssicher archivieren heißt, Dokumente dort abzulegen, wo sie entstehen und weiterverarbeitet werden. Nur so bleiben Zusammenhänge erhalten und Abläufe nachvollziehbar.
Ein integriertes Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Dokumente automatisch im richtigen Kontext archiviert werden. Belege, Verträge oder E-Mails sind direkt mit Vorgängen, Stammdaten oder Geschäftspartnern verknüpft und müssen nicht manuell abgelegt oder gesucht werden.
Mit cks.DMS erfolgt die Archivierung revisionssicher und GoBD-konform innerhalb des ERP. Versionen werden nachvollziehbar geführt, Änderungen protokolliert und Dokumente unveränderbar gespeichert. Eine separate Ablagestruktur außerhalb des Systems ist nicht erforderlich.
Ergänzend lassen sich Fremdbelege wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine automatisiert erfassen und dem passenden Vorgang zuordnen. Das reduziert manuelle Tätigkeiten, sorgt für konsistente Daten und schafft eine saubere Grundlage für Buchhaltung und Auswertungen.
Elektronisches Dokumentenmanagement sorgt für digitale Ablage und revisionssichere Archivierung. Die Automatisierungsebene geht einen Schritt weiter. Sie setzt nicht bei der Ablage an, sondern bei der aktiven Verarbeitung von Dokumenten und Prozessen.
Als robotergestützte Prozessautomatisierung innerhalb von cks.DIGITAL 4.0 steuert diese Komponente den Weg eines Dokuments vom Eingang bis zur Weiterverarbeitung. Neu eintreffende Belege, E-Mails oder Unterlagen werden automatisch in die vorgesehenen Inboxen übernommen und stehen sofort in der Benutzeroberfläche von SAP Business One zur Verfügung.
Ab diesem Punkt greift der definierte Prozess. Dokumente werden weitergeleitet, verarbeitet oder an angebundene Komponenten wie cks.ADC oder cks.AI übergeben. Manuelle Zwischenschritte entfallen, Abläufe bleiben klar strukturiert und wiederholbar.
Ergänzend werden zeitgesteuerte Hintergrundaktionen ausgeführt, etwa das revisionssichere Archivieren oder das Nacharchivieren älterer Dokumente außerhalb der Geschäftszeiten.
Damit werden Dokumente vom Ablageobjekt zum aktiven Auslöser automatisierter Prozesse.
Seit dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im B2B verpflichtend. Entscheidend ist dabei nicht nur das Lesen einer XML, sondern die saubere Einbindung in bestehende Abläufe.
Elektronische Rechnungen werden automatisch übernommen, strukturiert verarbeitet, geprüft und revisionssicher archiviert. Eingehende und ausgehende Rechnungen bleiben dabei vollständig im Kontext von SAP Business One und sind nahtlos in das Dokumentenmanagement und die nachgelagerten Prozesse eingebunden.
Schutz vor Datenverlust
Dokumente werden zentral und revisionssicher archiviert. Wichtige Unterlagen gehen nicht verloren und bleiben auch nach Jahren vollständig nachvollziehbar verfügbar.
Workflow digital abbilden und beschleunigen
Dokumente sind direkt in Prozesse eingebunden. Freigaben, Prüfungen und Rückfragen laufen strukturiert ab statt per E-Mail oder Zuruf.
Mehrmandantenfähig
Dokumente lassen sich mandantenübergreifend sauber trennen und verwalten. Das ist besonders relevant für Unternehmensgruppen oder getrennte Buchungskreise.
Verknüpfung von Dokumenten mit Chargen & Seriennummern
Unterlagen sind eindeutig mit Warenbewegungen und Belegen verbunden. Informationen bleiben auch bei Rückverfolgungen oder Reklamationen vollständig erhalten.
Niedrige Implementierungskosten, dank schneller Installation
Das Dokumentenmanagement ist direkt in das ERP integriert. Es entsteht kein zusätzlicher Systembruch und kein hoher Einführungsaufwand.
Marketing & Vertrieb
„Gerne schaue ich mit Ihnen gemeinsam, wie sich Ihre Dokumentenprozesse in SAP Business One revisionssicher und zukunftsfähig aufstellen lassen.“
Rufen Sie an unter: +49 6331/680 700
E-Mail: info@kraemerweb.de
Videocall: Ich sende Ihnen gerne eine Einladung für ein kurzes Teams-Gespräch. So können wir direkt gemeinsam in die Software schauen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Brevo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr Informationen