Für viele mittelständische Unternehmen liegen die größten Chancen künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag: Antworten schneller finden, wiederkehrende Aufgaben reduzieren und fundierte Entscheidungen treffen.
Die KI-Funktionen in SAP Business One unterstützen Mitarbeitende dabei, Geschäftsdaten einfacher auszuwerten und Zusammenhänge besser zu verstehen. Mit AI User Defined Querys lassen sich Datenbankabfragen in Alltagssprache vorbereiten. Ask AI ermöglicht weiterführende Fragen auf Grundlage eines ausgewählten Geschäftskontexts.
Doch wie funktioniert das konkret und welche Kontrolle behalten die Anwender? Genau darum geht es in diesem Beitrag.
Warum KI den Geschäftskontext braucht
KI kann schnell eine Antwort geben. Ob diese weiterhilft, hängt aber davon ab, welche Informationen ihr zur Verfügung stehen.
Wenn beispielsweise der Umsatz zurückgeht, sagt die Zahl allein noch wenig über die Ursache aus. Vielleicht bestellen einzelne Kunden weniger, bestimmte Produkte sind nicht lieferbar oder die Nachfrage hat sich verändert. Um das zu verstehen, müssen mehrere Informationen zusammen betrachtet werden.
Dafür braucht die KI den passenden Hintergrund zur Frage. Je nachdem, was Sie herausfinden möchten, können das etwa Angaben zu Aufträgen, Kunden oder Beständen sein. So kann sie Ihnen helfen, mögliche Ursachen genauer zu untersuchen.
Fragen stellen, ohne Datenbankabfragen selbst zu schreiben
Wer im Arbeitsalltag eine Auswertung braucht, weiß meist schon, was er herausfinden möchte. Zum Beispiel, welche Kunden seit längerer Zeit nichts mehr bestellt haben. Schwieriger ist oft, die passenden Daten zusammenzustellen. Gibt es dafür keinen fertigen Bericht, muss jemand eine Datenbankabfrage erstellen.
Hier hilft die Funktion AI User Defined Query. Sie beschreiben in normalen Worten, welche Informationen Sie benötigen. Die KI erstellt daraus einen Vorschlag für die Abfrage. Diesen können Sie vor der Ausführung prüfen und bei Bedarf anpassen. Die KI erhält dabei keinen direkten Zugriff auf die Unternehmensdatenbank.
Die Ergebnisse erscheinen anschließend in einer Listenansicht. Dort können Sie filtern, sortieren und einzelne Angaben genauer ansehen. Wenn dabei weitere Fragen entstehen, können Sie die Auswertung weiter untersuchen und die Ansicht für später speichern.
Mit Ask AI Zusammenhänge besser verstehen
Eine Auswertung zeigt Ihnen, was passiert ist. Warum es passiert ist, lässt sich daraus nicht immer direkt erkennen. Wenn ein Lieferant wiederholt später liefert, können beispielsweise auch Entwicklungen außerhalb Ihres Unternehmens eine Rolle spielen.
Mit Ask AI können Sie ausgewählte Informationen aus dem aktuellen Vorgang in Ihre Frage einbeziehen. So müssen Sie der KI nicht erst den gesamten Hintergrund erklären. Sie kann diese Angaben mit einer Internetrecherche ergänzen und Ihnen helfen, mögliche Ursachen zu untersuchen.
Sie entscheiden dabei, welche Informationen übermittelt werden. Die KI erhält keinen direkten Zugriff auf Ihre Unternehmensdatenbank, sondern nur die Angaben, die Sie für die jeweilige Frage teilen.
Die Antwort kann Ihnen Hinweise für die weitere Prüfung geben. Ob diese Ihre Situation tatsächlich erklären, beurteilen Sie anhand Ihrer Daten und Erfahrung.
Weitere Aufgaben mit KI unterstützen
Neben Abfragen und Auswertungen gibt es weitere Aufgaben, bei denen KI helfen kann. Zum Beispiel lassen sich Angaben aus Dokumenten auslesen und für die weitere Bearbeitung vorbereiten. Auch wiederkehrende Prüfungen können sich dafür eignen.
Solche Anwendungen gehören nicht automatisch zu den beschriebenen Standardfunktionen. Je nach Aufgabe werden zusätzliche Partnerlösungen oder eine individuelle Anbindung benötigt.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von Ihren Abläufen ab. Ein guter Ausgangspunkt ist eine konkrete Aufgabe, die regelmäßig Zeit kostet. Dann lässt sich prüfen, ob KI dabei helfen kann, welche Daten sie benötigt und an welchen Stellen Mitarbeitende die Ergebnisse kontrollieren sollten.
Die Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden bleibt wichtig
Wer täglich mit Kunden, Lieferanten und Aufträgen arbeitet, weiß oft am besten, wo etwas nicht rundläuft und welche Fragen genauer untersucht werden sollten.
KI kann helfen, die passenden Informationen zusammenzustellen und mögliche Zusammenhänge aufzuzeigen. Die Ergebnisse einzuordnen, bleibt Aufgabe der Mitarbeitenden. Sie kennen Hintergründe, die in den Daten möglicherweise fehlen, und können beurteilen, ob eine Antwort zur tatsächlichen Situation passt.
So kann KI die tägliche Arbeit erleichtern. Die Erfahrung der Menschen, die mit den Ergebnissen arbeiten, bleibt dabei wichtig.
Sehen Sie selbst!
Die Funktionen im Video ansehen
Wie eine Frage zur Abfrage wird und wie Ask AI den ausgewählten Geschäftskontext einbezieht, sehen Sie im folgenden Video. Es zeigt beide Funktionen direkt im Web Client.
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Mehr InformationenZum Nachlesen
Unser Leitfaden „Schneller zu fundierten Antworten“ erklärt die Funktionen und ihre Einsatzmöglichkeiten genauer.
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Dieser Beitrag basiert auf dem SAP Community Artikel „Practical AI in SAP Business One: from business questions to better decisions“ von Angeline Poullain. Die deutsche Fassung wurde redaktionell angepasst.
