Die Digitalisierung schreitet in allen Lebensbereichen voran, und auch die Verwaltung und der Geschäftsverkehr werden zunehmend papierlos. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, die in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 greifen wird. In diesem Artikel erfahren Sie, was es mit der E-Rechnung auf sich hat, welche Formate gelten und wie sich Unternehmen, insbesondere solche, die SAP Business One nutzen, darauf vorbereiten können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in elektronischem Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieser Datensatz muss automatisch weiterverarbeitet werden können. Die Inhalte und das Format der E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt, basierend auf der Europäischen Norm EN 16931.
Der aktuelle Stand
Bisher galt die E-Rechnungspflicht in Deutschland nur für Behörden der Bundesverwaltung. Bereits seit dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller verpflichtet, Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes mittels elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) abzurechnen. Dies geht über den einfachen Versand per E-Mail hinaus.
Im Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vom 14. Juli 2023 werden nun konkrete Schritte zur Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich festgelegt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Empfänger E-Rechnungen gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht nur empfangen, sondern auch elektronisch archivieren können. Das Ablehnen von elektronisch übermittelten Datensätzen, die der EU-Norm EN16931 entsprechen, wird nicht mehr möglich sein. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, wie Rechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.
Die Papierrechnung verliert ab 2025 ihren Vorrang vor der E-Rechnung. Die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt elektronischer Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Nur die Papierrechnung bleibt von dieser Regelung unberührt. Bis Ende 2025 sind auch andere digitale Rechnungsformate zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2026 sind herkömmliche PDF- und Papierrechnungen nicht mehr erlaubt. Nur noch elektronische B2B-Rechnungen in EU-konformen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.X sind dann erlaubt. Es gibt jedoch eine mögliche Ausnahme für das EDI-Verfahren, das in der Industrie weit verbreitet ist und vorerst Bestandsschutz genießt.
Welches Format hat eine E-Rechnung?
In Deutschland gelten zwei gängige Standards für E-Rechnungen:
- ZUGFeRD: Dies steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Die aktuellste Version ist ZUGFeRD 2.2. Es handelt sich um ein hybrides Datenformat, das ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten Rechnungsdaten in XML-Form kombiniert. Das ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der Rechnung.
- XRechnung: Dies ist ein Syntax-Schema im XML-Format. Auch XRechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.
Es ist wichtig zu beachten, dass das klassische PDF-Dokument nicht als korrekte E-Rechnung gilt, da es nicht ohne manuelle Eingriffe in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.
Sind Sie mit SAP Business One vorbereitet?
Für Unternehmen, die SAP Business One nutzen, gibt es gute Nachrichten. Bereits ab SAP Business One 10.0 FP2008 ist die Erstellung und das Einlesen von E-Rechnungen möglich. Die Lösung unterstützt den Verkauf und den Einkauf und umfasst verschiedene Dokumente, darunter Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Debitoren- und Kreditoren-Anzahlungsrechnungen, Gutschriften und mehr. SAP ist außerdem ein registrierter Access Point im PEPPOL Netzwerk, was bedeutet, dass keine zusätzlichen Tools zum Versenden oder Einlesen von XRechnungen benötigt werden.
Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten, um keine Probleme bei der Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse zu bekommen. Dies erfordert nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung interner Prozesse. Mit den richtigen Tools und der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben können Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung nutzen, wie eine effizientere Abwicklung und Kosteneinsparungen.
Schluss mit Papierkram!
Bereiten Sie sich heute auf die digitale Zukunft vor und lassen Sie
SAP Business One Ihre E-Rechnungen managen.
